O e-mail é um dos recursos mais usados na internet
e como tal, há formas de utilizá-lo de maneira
mais eficiente. As dicas a seguir dão orientações
simples e rápidas, mas que facilitam a utilização
dessa tão importante forma de comunicação.
1 - Use a opção Bcc (ou equivalente)
Muitas pessoas recebem e-mails que acham interessantes
e encaminham à sua lista de contatos. No entanto,
fazem isso simplesmente separando os e-mails por vírgula
no campo Destinatário ou Cc. O problema desse tipo
de utilização é que todos que receberem
a mensagem poderão ver os endereços das outras
pessoas que receberam o e-mail. Para evitar isso, praticamente
todos os serviços de e-mail contam com o campo Bcc
(ou CCo). Ao utilizá-lo, todos receberão
a mensagem normalmente, porém só enxergarão
o e-mail de quem o enviou.
2 - Não apague o conteúdo anterior ao responder
mensagens
Prática comum em e-mails de lista de discussão,
apagar o conteúdo da mensagem anterior é algo
não recomendável. Muita gente, ao responder
mensagens, apaga o texto original para deixar o e-mail
da resposta menor ou menos confuso. No entanto, o destinatário
muitas vezes pode não se lembrar sobre o que se
trata aquela resposta e é obrigado a procurar mensagens
anteriores. Assim, ao responder e-mails, mantenha o conteúdo
anterior e apague, no máximo, os textos de propaganda
que alguns serviços de e-mail exibem.
3 - Evite o uso de mensagens com imagens de fundo
Algumas pessoas que usam programas clientes de e-mail
gostam de enfeitar a mensagem utilizando imagens de fundo
ou pequenas animações. Essa é uma
prática não recomendável, pois o destinatário
pode tentar ler a mensagem por webmail e a visualização
desta pode ser comprometida pela imagem. Além disso,
e-mails com esse recurso geralmente ficam maiores e podem
atrapalhar quem utiliza conexão discada à internet.
Ao redigir e-mails, utilize sempre a forma mais simples
de texto.
4 - Campo assunto claro
Ao redigir e-mails, procure sempre colocar no campo Assunto
frases que estejam relacionadas com o conteúdo da
mensagem. Por exemplo, se você quer combinar de ir
ao cinema com alguém, coloque no campo assunto algo
como "Filme tal no dia 5". Se você achou
um site interessante e quer sugerí-lo a um conhecido,
coloque no campo assunto algo como "InfoWester - site
sobre informática". Colocar no campo assunto
frases como "Bom dia", "Olá de novo!" ou
até mesmo deixá-lo em branco pode dificultar
a localização posterior da mensagem por parte
do destinatário.
5 - Avise, se o conteúdo for comprometedor
Embora não seja recomendável, muita gente
gosta de enviar piadas ou imagens, digamos, "impróprias
para menores de 18 anos" por e-mail. Se achar inevitável
fazer isso, ao menos coloque no campo assunto um indicativo
de que o conteúdo do e-mail pode ser comprometedor.
Para isso, após o título da mensagem, insira
palavras como "Cuidado" e "Conteúdo
perigoso", do contrário, a pessoa que receber
o e-mail poderá abrí-lo na frente de colegas,
do chefe, de filhos, etc.
6 - Não escreva o texto todo em letra maiúscula
Prática comum de novos usuários da internet,
redigir e-mails usando apenas letras maiúsculas
não é recomendável, pois palavras
em maiúsculo, na internet, significam gritar.
7 - Evite o uso de gírias e vícios da internet
Ao enviar e-mails, evite ao máximo o uso de gírias
ou vícios de internet (exceto se for com seus amigos).
Use "você" em vez de "vc", "aqui" em
vez de "aki", "obrigado" em vez de "valew",
etc. Se enviar um currículo ou uma pergunta a uma
empresa usando termos como esses, você certamente
será mal-visto.
8 - Não divulgue telefone na assinatura
Há pessoas que informam o número do telefone
e até o endereço de casa ou do trabalho abaixo
de seu nome, na assinatura do e-mail. Evite fazer isso,
por questões de segurança. No caso de e-mails
empresariais, onde isso muitas vezes é obrigatório,
apenas utilize o e-mail para fins profissionais. Utilize
outro para uso pessoal e não coloque tais informações
nele.
9 - Anexos com o menor tamanho possível
Quanto menor o tamanho de um arquivo a ser enviado em
anexo, melhor para quem vai recebê-lo. Se o arquivo
for grande, sempre que possível, compacte-o (com
o uso de programas como Winzip, Filzip ou tar.gz em Linux).
Isso porque o destinatário pode ter limites na caixa
postal, conexão lenta à internet ou seu provedor
pode bloquear mensagens que ultrapassem um determinado
tamanho.
10 - Utilize nomes simples no e-mail
Em e-mails que você poderá divulgar em cadastros
ou verbalmente a outras pessoas, use um nome ou uma seqüência
de caracteres o mais simples possível antes do sinal
@. Por exemplo, opte por fernando@infowester.com ao invés
de f3rn4ndO@infowester.com, escolha marcelo.pereira@infowester.com
ao invés de celo2309per@infowester.com. Dessa forma,
haverá menos chances de erro na hora de inserir
esse e-mail em um formulário ou informá-lo
através do telefone, por exemplo.
